Статьи

Как вести протокол совещания образец

Опубликовано: 05.09.2018

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Протокол встречи: как и зачем.

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Протокол собрания учредителей ООО

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

дата и место проведения мероприятия; участники события; количество голосов, которыми владеют присутствующие участники; общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев; сведения, идентифицирующие личность председателя; состав президиума; вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается. Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.